Nhắn tin tức thì cải thiện năng suất như thế nào

Nhắn tin tức thời, hoặc IM, có một danh tiếng xấu. Nhiều người coi nó là lỗi thời, mất tập trung và mang tính xã hội thuần túy. Nhưng đã đến lúc đánh giá lại vị trí của nhắn tin nhanh trên thế giới – đặc biệt là thế giới kinh doanh.

Các công ty đang sử dụng IM như một công cụ tại nơi làm việc giống như email. Nếu tổ chức của bạn vẫn xem thông tin liên lạc này là thừa, bạn có thể đang bỏ lỡ.

Các bài viết liên quan:

Lợi ích của Nhắn tin tức thì trong Office

Nó giúp giữ cho hộp thư đến của bạn luôn rõ ràng.

Bạn đã bao giờ bắt đầu một chuỗi email với nhiều người nhận và hối tiếc vì đồng nghiệp hàng giờ sau đó sau khi đồng nghiệp trả lời với phiên bản cá nhân (và cực kỳ liên quan) của họ là “nghe có vẻ ổn?” Email là một hình thức giao tiếp không thể thiếu giữa các đồng nghiệp, nhưng nhiều thông điệp mà chúng ta gửi đi không hoàn toàn cần thiết – ít nhất là ở định dạng email.

Xem thêm  7 cách để tối ưu hóa SEO fanpage Facebook của bạn

Tiện ích của nền tảng nhắn tin tức thời có tốc độ và tính ngắn gọn. Và điều này làm cho hộp thư đến của bạn rõ ràng để có những giao tiếp chính thức và quan trọng hơn giữa khách hàng, đối tác kinh doanh và giám đốc điều hành. Hãy đối mặt với nó – tất cả chúng ta đều có thể mất một số email làm tắc nghẽn hộp thư đến của mình.

Nó khuyến khích các câu hỏi.

Mặc dù môi trường kinh doanh chính thức có những lợi thế của nó, nhưng đôi khi nó có thể dẫn đến bầu không khí nội bộ đáng sợ. Không phải mọi công ty đều có thể thoải mái như Google, nhưng văn phòng của bạn không nhất thiết phải có “tủ sách bí mật, lừa gạt” để có vẻ hấp dẫn hơn.

Nhắn tin tức thời tạo ra một “không gian an toàn” được cảm nhận, nơi đồng nghiệp có thể đưa ra các câu hỏi qua lại. Tất nhiên, chúng ta đều biết rằng đặt câu hỏi không phải là dấu hiệu của sự yếu kém hoặc thiếu kiến ​​thức. Tuy nhiên, nhân viên mới hoặc những người nhút nhát có thể thích truy vấn IM nhanh và bình thường hơn một email có vẻ lâu dài hơn hoặc hỏi to những nơi người khác có thể nghe lén. Với tin nhắn tức thì, người đó nhận được câu trả lời của họ một cách nhanh chóng và tiếp tục công việc của họ – ai cũng thắng!

Xem thêm  Drop Caps trên blog WordPress

Những người Naysayers sẽ cho rằng nhắn tin nhanh là một thứ gây mất tập trung ở nơi làm việc, nhưng điều này có thể được khắc phục một cách dễ dàng.

Giữ cho tin nhắn tức thì hiệu quả

Triển khai Phần mềm Tôi được Chọn Chỉ cho phép Trò chuyện giữa những người trong Công ty.

Nhiều lập luận chống lại IM tại nơi làm việc đề cập đến việc khó tập trung vào các cuộc trò chuyện cá nhân trong nền như thế nào. Các lời khai làm rõ rằng những nhân viên này đang tham gia vào các cuộc trò chuyện IM trên các nền tảng mà họ lựa chọn và với các cá nhân bên ngoài công ty.

Thay vì cho phép nhân viên nhắn tin cho nhau trên nền tảng cá nhân, hãy chọn một chương trình cho toàn bộ công ty. Sau khi cài đặt trên máy tính của mỗi nhân viên, hãy khuyến khích sử dụng nền tảng này cho mục đích kinh doanh. Nhân viên của bạn vẫn sẽ nhắn tin tức thì, nhưng theo điều kiện của bạn.

Nền tảng Lync trên Office 365 là một lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp đã sử dụng Office Outlook cho email. Một tùy chọn khác, mà chúng tôi sử dụng ở đây tại Mainstreethost, là công cụ Psi có thể được tải xuống miễn phí.

Thông báo cho nhân viên rằng người quản lý sẽ kiểm tra cuộc trò chuyện theo định kỳ.

Một cảnh báo công bằng sẽ đưa họ vào hành vi tốt nhất của họ khi sử dụng IM. Điều này không có nghĩa là đôi khi bức tranh vui nhộn về con mèo sẽ bị trừng phạt – tất cả chúng ta đều cần một chút xao nhãng trong ngày làm việc. Nhưng nó sẽ đảm bảo rằng nhân viên giữ cho các cuộc trò chuyện của họ liên quan đến công việc và ngắn gọn.

Xem thêm  Chất lượng xây dựng liên kết - link building

Mặc dù nhận thức rằng tin nhắn tức thời có thể có tác động tiêu cực đến năng suất, nhưng đó không phải là điều đáng lo ngại. Được sử dụng đúng cách và trong hoàn cảnh thích hợp, công cụ này thực sự có thể có tác động tích cực đến doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn tham gia vào vô số tổ chức đã chấp nhận tính hiệu quả của nó, hãy thoải mái tận hưởng tổ chức hộp thư email kết quả, cũng như trò đùa văn phòng không thường xuyên.

Chúng tôi muốn biết – văn phòng của bạn có cho phép nhắn tin nhanh giữa các phòng không?

Chat Facebook