Khi bạn cần tạo invoice cho khách hàng, quá trình này có thể trở nên khá tẻ nhạt và tốn thời gian. Nhiều dịch giả tự do và doanh nghiệp nhỏ cần có thể dễ dàng tạo invoice và tiết kiệm thời gian trong khi thực hiện. Có một cách để tạo invoice cho khách hàng của bạn thông qua WordPress và nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Đây là cách bạn có thể biến điều này thành hiện thực.
Các bài viết liên quan:
Công cụ tạo invoice trong WordPress
Có nhiều plugin và công cụ khác nhau để tạo invoice trong WordPress. Dưới đây là một số công cụ phổ biến có thể bạn quan tâm:
- WooCommerce: Đây là một plugin thương mại điện tử nổi tiếng và mạnh mẽ cho WordPress, cho phép bạn tạo và quản lý các đơn hàng, bao gồm cả tạo invoice cho khách hàng. Bạn có thể sử dụng tính năng “Hóa đơn” của WooCommerce để tạo các mẫu invoice, tùy chỉnh nội dung, gửi và quản lý các hóa đơn từ trang quản trị WordPress của bạn.
- WP-Invoice: Đây là một plugin chuyên dụng để tạo invoice trong WordPress. Nó cung cấp tính năng tạo và quản lý hóa đơn, tạo mẫu hóa đơn tùy chỉnh, tự động gửi hóa đơn đến khách hàng qua email, và quản lý trạng thái của các hóa đơn đã được thanh toán.
- Sliced Invoices: Đây là một plugin khác cho phép tạo và quản lý hóa đơn trong WordPress. Nó cung cấp các tính năng như tạo mẫu hóa đơn, tùy chỉnh nội dung, gửi hóa đơn qua email, tự động theo dõi trạng thái của hóa đơn, và thậm chí tích hợp cổng thanh toán trực tuyến để khách hàng thanh toán trực tiếp trên trang web của bạn.
- Easy Digital Downloads: Đây là một plugin đặc biệt dành cho việc bán hàng số, cho phép bạn tạo và quản lý hóa đơn cho các sản phẩm số, tài liệu điện tử, tải về và dịch vụ trong WordPress.
Lưu ý: Trước khi sử dụng bất kỳ plugin hay công cụ nào, hãy đảm bảo đọc kỹ tài liệu, kiểm tra đánh giá và đảm bảo tính tương thích với phiên bản WordPress hiện tại của bạn. Ngoài ra, luôn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật liên quan đến tạo hóa đơn và giao dịch thương mại trực tuyến tại địa phương của bạn.
Cách cài đặt plugin invoice trong WordPress
Để cài đặt một plugin invoice trong WordPress, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Đăng nhập vào trang quản trị WordPress của bạn.
- Di chuyển đến mục “Plugins” trong menu bên trái và chọn “Thêm mới”.
- Tìm kiếm tên của plugin invoice mà bạn muốn cài đặt trong ô tìm kiếm.
- Khi kết quả tìm kiếm hiển thị, chọn plugin mà bạn muốn cài đặt.
- Nhấn vào nút “Cài đặt ngay” để bắt đầu quá trình cài đặt.
- Sau khi quá trình cài đặt hoàn tất, bạn sẽ thấy một thông báo thành công. Bạn có thể nhấn vào nút “Kích hoạt” để kích hoạt plugin.
- Sau khi plugin được kích hoạt, bạn có thể điều hướng đến mục cấu hình hoặc quản lý trong menu của plugin để tùy chỉnh các thiết lập và bắt đầu sử dụng tính năng tạo invoice trong WordPress.
Lưu ý: Quá trình cài đặt và cấu hình plugin có thể khác nhau tùy vào từng plugin cụ thể. Nên đọc kỹ tài liệu hoặc hướng dẫn của plugin, và luôn làm theo các hướng dẫn cụ thể của nhà phát triển để đảm bảo tính ổn định và đúng đắn của plugin.
Tại sao nên sử dụng invoice trong wordpress
Sử dụng invoice trong WordPress có nhiều lợi ích, bao gồm:
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Sử dụng plugin invoice trong WordPress giúp tự động hóa quy trình tạo và gửi invoice cho khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức của bạn. Bạn không cần phải thực hiện các bước thủ công mỗi khi tạo một invoice mới.
- Tích hợp dễ dàng: Nhiều plugin invoice trong WordPress được tích hợp sẵn với các tính năng liên quan khác của WordPress, chẳng hạn như tích hợp với hệ thống thanh toán trực tuyến, tích hợp với danh sách khách hàng, hoặc tích hợp với công cụ quản lý doanh thu của bạn. Điều này giúp quản lý công việc liên quan đến invoice trở nên dễ dàng hơn.
- Quản lý chuyên nghiệp: Sử dụng invoice trong WordPress giúp tạo ra các invoice chuyên nghiệp và chính xác, với các thông tin cần thiết như thông tin công ty, số lượng hàng hoá/dịch vụ, giá cả, thuế, và các thông tin khác. Điều này giúp nâng cao tính chuyên nghiệp và độ tin cậy của doanh nghiệp của bạn trong mắt khách hàng.
- Tùy chỉnh dễ dàng: Nhiều plugin invoice trong WordPress cho phép bạn tùy chỉnh giao diện, nội dung và định dạng của invoice theo ý muốn của bạn. Bạn có thể thêm logo, thay đổi màu sắc, thêm thông tin liên hệ và tùy chỉnh các phần khác của invoice để phù hợp với thương hiệu của bạn.
- Theo dõi tài chính: Sử dụng invoice trong WordPress giúp theo dõi các hoạt động tài chính của doanh nghiệp của bạn, bao gồm việc gửi, nhận, và quản lý các invoice đã được tạo. Điều này giúp bạn nắm bắt được tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách rõ ràng và dễ dàng.
- Nâng cao chuyên nghiệp hóa khách hàng: Công cụ invoice giúp nâng cao chuyên nghiệp hóa quá trình thanh toán của khách hàng. Khách hàng của bạn sẽ cảm thấy tin tưởng hơn khi nhận được một invoice chuyên nghiệp và có đầy đủ thông tin.
Sử dụng FreshBooks để tạo invoice trong WordPress
FreshBooks cung cấp bản dùng thử miễn phí 30 ngày và gói miễn phí vĩnh viễn. Chúng được biết đến như một trong những cách tốt nhất để tạo invoice chuyên nghiệp thông qua WordPress. Đây là một công cụ kế toán được thiết kế hoàn hảo cho những người không có kỹ năng của một kế toán viên. Đây là giải pháp hoàn hảo cho các chuyên gia WordPress.
Bạn có thể sử dụng bản dùng thử miễn phí 30 ngày cho bất kỳ tính năng trả phí nào được cung cấp hoặc chỉ cần đăng ký gói miễn phí vĩnh viễn. Quá trình đăng ký rất dễ dàng và họ không yêu cầu số thẻ tín dụng. Sau khi đăng ký miễn phí, bạn sẽ được đưa đến một trang như sau:
Bạn có thể sử dụng video hướng dẫn để tìm hiểu cách tạo invoice nhưng không phải lúc nào cũng cần thiết.
Cách tạo invoice với FreshBooks
Tạo invoice với FreshBooks rất dễ dàng. Chỉ cần bắt đầu bằng cách nhấp vào nút “tạo invoice”.
Bây giờ, bạn sẽ cần nhập địa chỉ doanh nghiệp của mình nếu bạn chưa làm như vậy.
Sau khi nhập địa chỉ doanh nghiệp, bạn có thể chọn tạo invoice cho thời gian, mặt hàng hoặc cả hai.
Khi bạn đã lựa chọn xong, bạn có thể nhập thông tin Khách hàng mới, số PO, Số invoice và các chi tiết khác.
Sau khi lưu chi tiết khách hàng, bạn có thể cuộn xuống và thêm các nhiệm vụ vào invoice của mình. Bạn sẽ có các tùy chọn khác nhau về thời gian và các mặt hàng.
Sau khi hoàn tất, bạn có thể chọn lưu invoice dưới dạng bản nháp, gửi qua email hoặc gửi qua thư.
Bạn cũng có thể thêm các phương thức thanh toán bao gồm Stripe và PayPal trong Hồ sơ FreshBooks của mình. Chương trình mạnh mẽ này cũng sẽ cho phép bạn theo dõi thời gian, chi phí, tạo ước tính và hơn thế nữa.
Sử dụng Plugin WP-Invoice để tạo invoice trong WordPress
Mặc dù FreshBooks không hoạt động trực tiếp với WordPress, nhưng đó là một cách tuyệt vời để quản lý invoice của bạn và tạo chúng cho khách hàng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn một giải pháp hoạt động trực tiếp từ WordPress thì plugin WP-Invoice là lựa chọn tốt nhất.
Plugin này sẽ cho phép bạn tạo và gửi invoice trực tiếp từ WordPress. Chỉ cần tải xuống plugin và cài đặt nó trong bảng điều khiển WordPress của bạn. Sau khi cài đặt, bạn sẽ có thể truy cập nó từ menu invoice được thêm vào thanh bên trong trang tổng quan của bạn.
Từ đây, bạn có thể tạo invoice mới bằng cách nhấp vào tùy chọn “thêm mới”. Thao tác này sẽ đưa bạn đến trang cho phép bạn nhập tên doanh nghiệp, phương thức thanh toán và loại phương thức thanh toán bạn sẵn sàng chấp nhận.
Lưu tất cả các cài đặt và bạn sẽ có thể nhập địa chỉ email cho invoice trên trang tiếp theo.
Bây giờ, bạn sẽ được đưa đến một trang trông giống như màn hình Chỉnh sửa bài đăng. Nó sẽ cho phép bạn nhập tất cả các chi tiết bao gồm cả invoice là báo giá hay invoice định kỳ. Sau khi bạn nhập tất cả thông tin invoice, chỉ cần nhấp vào nút xuất bản và khách hàng của bạn sẽ nhận được invoice qua email.
Cách xem Báo cáo và invoice
Với plugin này, bạn cũng có thể xem invoice và báo cáo của mình. Việc xem báo cáo được thực hiện bằng cách nhấp vào liên kết invoice >> Báo cáo, trong khi xem tất cả các invoice của bạn được thực hiện bằng cách nhấp vào invoice >> Xem tất cả
Cả hai tùy chọn này đều hữu ích và giúp bạn rất dễ dàng xem số tiền bạn đã kiếm được và những invoice nào vẫn cần phải thanh toán.
Cả Plugin WP-Invoice và FreshBooks đều là những lựa chọn tuyệt vời để gửi invoice cho các chuyên gia WordPress. Sự khác biệt lớn nhất là plugin sẽ nằm ngay trong bảng điều khiển WordPress của bạn, trong khi FreshBooks là một chương trình bên ngoài. Tuy nhiên, FreshBooks không chỉ cung cấp khả năng gửi invoice mà còn có nhiều tính năng trả phí tuyệt vời mà bạn có thể sử dụng.